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Manual de Solicitudes ​

Borrador · Actualizado el 3 de octubre de 2026

Quién usa qué: cualquier persona con permiso de radicar crea y sigue sus solicitudes; las personas que participan en un flujo (revisor, aprobador, subdirector…) atienden sus tareas en la Bandeja de tareas; el administrador del módulo define los tipos de solicitud, formularios y flujos.

1. Radicar una solicitud ​

Menú Solicitudes → Radicar solicitud (ruta /m/solicitudes/radicar). Son dos pasos:

  1. Elige el tipo de trámite. Aparecen tarjetas con los tipos que tienes habilitados; si hay muchos, usa el buscador de tipos. Si no ves ninguno, no tienes tipos habilitados: pide acceso al administrador del módulo.
  2. Completa el formulario del tipo elegido y pulsa Radicar solicitud. Si algún campo está mal, el sistema te lista cuáles corregir. Con Cambiar tipo vuelves al paso 1.

Al radicar recibes un número de radicado (por ejemplo PAA-2026-000029) y el sistema te lleva al detalle. Con ese número puedes seguir en qué etapa va, quién la revisa y ver su documento desde Mis solicitudes.

2. Seguir mis solicitudes ​

Menú Solicitudes → Mis solicitudes (/m/solicitudes/mias) lista los trámites que has radicado y en qué etapa va cada uno. Ábrelos para ver el detalle:

  • Estado y progreso (etapa N de M) y quién la tiene ahora («En revisión por…»).
  • Línea de tiempo: quién hizo qué y cuándo (radicó, asignó, aprobó, devolvió, rechazó…).
  • Documento (PDF): se abre en el visor.
  • Mensajes: el chat del radicado, para hablar con quien la revisa.
  • Adjuntos del radicado.

3. Estados de una solicitud ​

  • Radicado / En trámite: está en revisión; le toca a la persona o al rol de la etapa actual.
  • Requiere atención: el trámite necesita una acción para poder avanzar.
  • Devuelto: el revisor la devolvió para que la corrijas; queda en tu bandeja con sus comentarios.
  • Rechazado: el trámite terminó sin aprobarse. Si la solicitud es tuya puedes corregirla y volver a radicarla con el mismo número (botón Volver a radicar); el historial se conserva.
  • Aprobado: el trámite terminó; puedes consultar el documento y el historial cuando quieras.
  • Anulado: el trámite fue anulado y ya no avanza (solo quien tiene el permiso de anular puede hacerlo).

4. Atender mis tareas (revisores y aprobadores) ​

Menú Solicitudes → Bandeja de tareas (/m/solicitudes/bandeja) muestra los trámites que esperan tu decisión. Con Mi rol ves la bandeja de tu rol de flujo y con Solo mías las asignadas a ti; filtra por estado, tipo, grupo que radica y rol de flujo. Las tareas con el plazo vencido (SLA) se resaltan.

Para atender una tarea, ábrela y pulsa Atender solicitud:

  • Aprobar: si la etapa exige firma y el documento es PDF, el aprobador pulsa Firmar, ubica su firma en el visor y confirma con su segunda clave. Si el documento es Word, Excel o PowerPoint (sin visor), se descarga y se aprueba con la segunda clave.
  • Devolver: solo aparece si la etapa lo permite; exige un comentario y el trámite vuelve al solicitante para corregir.
  • Rechazar: siempre disponible; exige un motivo y retorna el trámite al solicitante.

Quien tenga el permiso correspondiente puede reasignar una solicitud a otra persona o a otro rol de flujo (botón Reasignar del detalle) y rechazar varias tareas a la vez desde la bandeja.

5. Comentar en una solicitud ​

En el detalle del radicado, la pestaña Mensajes es el chat entre los participantes. Escribe tu mensaje y envíalo; queda con tu nombre y la fecha. El Asistente Panteum también puede prepararte un comentario, pero solo se publica si tú lo confirmas y queda marcado «[Vía asistente de IA]».

6. Pedir ayuda: la mesa de ayuda ​

En el encabezado de cualquier pantalla está el botón de Ayuda (signo de interrogación). Tiene dos opciones:

  • Ver recorrido guiado: un tour de la pantalla en la que estás.
  • Radicar solicitud de ayuda: abre un formulario para reportar un error o una sugerencia. Escribe el asunto, la descripción y la severidad (sugerencia, error, mejora grave o bloqueante). El sistema agrega solo la pantalla, el módulo, la ruta y el navegador. Al enviar recibes un número de radicado AYUDA-… y el equipo de soporte lo atiende desde su bandeja.

También puedes pedírselo al Asistente Panteum (ícono de destello del encabezado): te prepara el caso y tú lo confirmas.

7. Preguntas frecuentes ​

¿Cómo sé en qué va mi solicitud? Abre Mis solicitudes y entra al radicado: el detalle muestra la etapa, quién la tiene y la línea de tiempo. También puedes preguntarle al Asistente Panteum por el número de radicado.

Me devolvieron la solicitud, ¿qué hago? Entra al radicado, lee el motivo de la devolución y los comentarios, corrige y reenvía; aparece en tu bandeja.

Me la rechazaron, ¿se pierde? No. Desde el detalle usa Volver a radicar: el trámite arranca de nuevo con el mismo número y conserva el historial.

No veo el tipo de solicitud que necesito. No lo tienes habilitado. Pide acceso al administrador del módulo de Solicitudes.

No puedo aprobar una tarea. Solo puede decidir quien tiene la tarea pendiente en la etapa actual. Si crees que es un error, avisa a un administrador para que la reasigne.